Excepto en el mundo empresarial y el mundo del coaching orientado a la producción, en pocos sitios más se suele hablar y enseñar cómo gestionar el tiempo de una forma que ayude a hacer funcionar mejor nuestra mente y, por tanto, poder hacer más y mejores cosas con menos esfuerzo.

En este artículo trataré de mostrar lo importante y útil que puede ser esto de gestionar el tiempo en la vida cotidiana. Y, sobre todo, ver cómo hacer más fácil el uso del tiempo en esa vida diaria.

Cuando entras en el mundo de los ordenadores, descubres que estos funcionan de forma muy parecida a nuestra mente. Es lógico. Han sido desarrollados por humanos. Y digo esto porque para explicar mejor la gestión del tiempo, voy a usar como referencia cómo funciona un ordenador (de sobremesa, portátil, una tableta o un móvil). No te asustes, solo explicaré los pocos detalles que son relevantes para entender cómo funcionamos nosotros.

Estos aparatos tienen una pantalla que es desde donde nos comunicamos con él y él con nosotros. Sería nuestra parte consciente, lo que vemos, lo que oímos, lo que nos damos cuenta que sentimos, etc. Y es desde esta parte consciente que nos comunicamos con el subconsciente y a la que él se comunica con nosotros.
En el ejemplo de los aparatos, en éstos hay un hardware y un software detrás, que no vemos, pero que está trabajando. Sería el subconsciente, que está siempre activo, pero que no vemos ni sentimos.

En el hardware tenemos varias partes que serían el procesador, la memoria de trabajo, la memoria fija (disco duro, tarjeta SD), el chip de reloj, el chip de teléfono, etc.

En el software tenemos el sistema operativo y las aplicaciones.

El sistema operativo es la parte básica del software que lo gestiona todo, asigna recursos, da prioridades, activa y desactiva aplicaciones, recibe las interrupciones de cosas prioritarias para ejecutar de inmediato, etc.

El procesador está siempre activo y tiene una capacidad “x” de hacer tantas operaciones por segundo, pueden ser 10 o 1000 millones de operaciones. Puede tener incluso varios núcleos. Da igual, eso solo hace que todo sea más rápido o lento, pero hace exactamente lo mismo.

Igual que nosotros, nuestra mente podrá ser más rápida o lenta, pero todos funcionamos igual, aunque puede haber diferencias de velocidad, chips adicionales (serían lo que llamamos dones), etc.

El sistema operativo reparte la carga en el procesador, de manera que las cosas más urgentes tengan prioridad sobre las menos urgentes. Y si hace falta, las menos urgentes quedan en suspensión, hasta que vuelve a haber recursos disponibles.

Para entenderlo mejor, por ejemplo, el propio sistema operativo consume un 20% de procesador, las aplicaciones en segundo plano, por ejemplo, un 50% y la aplicación de email que tenemos activa en ese momento (consciente) el 30%. Cuando cambiamos de aplicación sin cerrarla, entonces otra pasa a activa (consciente), por ejemplo la de música y la de mail a segundo plano y no la vemos, pero sigue estando alerta por si llega un email, pero no podemos escribir en él.
Si, por ejemplo, tenemos una lista de cosas que tenemos que hacer a lo largo del día, con una hora determinada para hacerlas, tenemos dos maneras de gestionarlo.

Una es que cada minuto miramos la lista, a ver: recoger a los niños a las 5 ¿Son las 5? No, no toca, niños. Sacar la comida del horno ¿ha pasado media hora? No. Y así toda la lista. Y después de repasarla, seguimos con lo que estábamos. Y un minuto después volvemos a la lista. Y al siguiente, y al siguiente. ¿Verdad que suena agotador?
La otra manera es poner una alarma para que nos avise a las 5, y el horno para que toque el timbre dentro de media hora. Nos olvidamos del tema y cuando hay un aviso externo reaccionamos. ¿Verdad que de esta manera se necesita mucho menos tiempo y atención?

En el móvil pasa lo mismo. No consume recursos preguntando a cada momento al chip de teléfono si tiene una llamada. Cuando el chip de teléfono recibe una llamada, este avisa al sistema "¡Sistema, tengo una llamada!". El sistema le da prioridad, y activa la aplicación de llamadas entrantes. Esta pregunta al chip de teléfono el número, busca en la agenda y ve que es mamá, luego mira si mamá tiene foto asignada, etc. y mientras tanto, por otro lado, le dice al sistema "Sistema, tengo que tomar el control y necesito la pantalla!". Entonces el sistema coge la aplicación activa en ese momento y la pasa a segundo plano, para que la de llamadas pueda aparecer en pantalla. Nosotros solo vemos que de repente aparece en la pantalla la aplicación de teléfono con la imagen y el nombre de mamá. Pero aparte de lo dicho, ocurre otra cosa. Y es que la aplicación que estábamos usando, tiene que guardar, como todos imaginamos, el texto del mail que estábamos escribiendo. Pero no solo eso. También, sin que nos demos cuenta, tiene que guardar la configuración, la posición del cursor en la pantalla, y otra mucha información, para que cuando volvamos a la aplicación todo vuelva a estar igual.

Volviendo a nosotros. Si en lugar de estar centrados en una cosa, vamos mentalmente cambiando a cada momento de cosa que nos ocupa, nos pasa lo mismo que al móvil o al ordenador. Es decir, si estábamos pensando en la lista de la compra, empezamos a pensar en lo que vamos a hacer el sábado, y luego pasamos a cómo pagar tal factura, y luego seguimos escribiendo el mail al cliente y luego pensamos si el niño tendrá fiebre o no.

Cada vez que hacemos ese cambio nuestro "sistema operativo" (subconsciente), tiene que sacar del consciente lo que estábamos pensando y haciendo, y para ello tiene que guardar toda una serie de informaciones, para luego poder volver donde estábamos y después recuperar las informaciones del otro tema que activamos ahora. Y así cada vez. Puede parecer que no tiene importancia, pero sí la tiene. Somos un ordenador biológico, que además funciona con emociones y sentimientos. En "nuestra pantalla" activa SIEMPRE hay asociadas emociones, sentimientos, actitud y postura corporal. Da igual si nos damos cuenta o no, pero eso ocurre.

Para explicarlo mejor pongo otro ejemplo.

Imaginemos que estamos escribiendo un mail a la novia. Se nos ha ocurrido proponerle ir a pasar unos días a aquel sitio maravilloso que fuimos hace tiempo. Estamos recordándole lo bonito que fue, sintiendo la felicidad que entonces sentimos mientras se lo escribimos para recordárselo. Y anticipamos la nueva felicidad futura mientras le proponemos el nuevo viaje, etc. Aquí tenemos la sangre repleta de hormonas del placer que ha generado el cerebro. Nuestra expresión será de sonrisa, los ojos brillarán de felicidad. La postura será de expansión, el cuerpo relajado.

Ahora imaginemos que le estamos escribiendo muy enfadados una carta al jefe diciéndole que estás harto de su trato y de las condiciones y que te vas del trabajo, que allí se queda, etc.. Aquí tenemos repleta la sangre de la hormona adrenalina. La expresión será de rabia, los ojos inyectados en sangre. La postura será de contracción, las manos tensas y, si no escribimos, igual se nos cierran los puños, etc.

Bien ahora imaginamos que estamos escribiendo los dos mails a la vez y, cada pocos segundos, te pones un poco con el mail a la novia y un poquito con el mail del jefe y así. Ahora, al de la novia, felicidad y ahora, al del jefe, rabia. Y intenta escribir algo coherente. ¿Verdad que te parece una locura hacer eso? ¿Verdad que te resulta inconcebible? ¿Verdad que el sistema emocional te explotaría?

Bueno, aquí lo he exagerado para que se hiciera más claro. Pero en realidad esto es lo que hacemos constantemente. Sin darnos cuenta, cada vez que cambiamos de cosa que estamos haciendo, ocurren TODOS esos cambios. La diferencia es que las emociones no son tan claras y evidentes, pero sí que están. Y la postura corporal también.

El resultado final es que, si a cada momento estamos cambiando lo que hacemos durante todo el día, aparte de ser poco productivos porque se pierde un tiempo en cada cambio, acabamos el día agotados por el estrés emocional brutal. Y es cuando decimos que estoy agotado, que no he parado y parece que no he hecho nada.

Es como si desde el ordenador o móvil, desde la pantalla, aquella que nos muestra todas las aplicaciones abiertas en pequeño para escoger, en lugar de abrir la aplicación y centrarnos en ella, intentamos trabajar en el trocito de pantalla que vemos de la aplicación. Seremos muy poco productivos.

Es que tengo muchas cosas en la cabeza, y no me puedo concentrar, la mente me va de aquí para allá, etc. ¿Cuál es la solución a eso?

Bueno la mente es muy programable. Precisamente desde la parte consciente (programa en pantalla) es donde podemos reprogramar (cambiar configuración, actualizar aplicaciones, etc. del PC) nuestro subconsciente.

Y, al igual que al hacer pesas con el brazo, el bíceps se desarrolla y se hace fuerte, la mente, cuanto más le haces hacer una cosa, más fácil se vuelve y tiende a que se convierta en algo ya automático después.

Por tanto, se trata de analizar qué cosas hacemos durante el día. No solo físicas, sino también de líneas de pensamiento, en qué y cómo ocupamos nuestra mente a lo largo del día. Para ello, nos puede ayudar hacer una lista.

Una vez tenemos un poco de idea, podemos evaluar qué cosas son importantes y queremos potenciar, y qué cosas solo nos drenan energía y no nos llevan a ningún sitio. Las cosas que queremos quitar, debemos intentar no pensar en ellas. La clave está en centrar, poner y mantener energía y tiempo en las cosas que queremos potenciar. Sin forzar, pero con firmeza.

Por ejemplo, si queremos escribir una novela, y tenemos la idea clara, pero estamos delante del ordenador y no conseguimos centrarnos porque se nos va la cabeza a que haré para cenar, luego a si mañana tengo que llevar a mi madre no sé dónde, y luego, y luego... uff, qué cansancio.

A la que nos damos cuenta de que nos hemos ido, no nos pelearemos con nosotros mismos, pero le diremos a nuestra mente --y luego, eso sí, hay que cumplirlo-- "Vamos a acotar esto. Ahora me dedico 15 minutos a escribir, luego ya pensaré en todo esto". Y dicho esto, volvemos a la novela y volvemos, y volvemos. Aunque la mente se vaya 50 veces, volvemos. Pasados 15 minutos, bueno, voy a pensar en la cena. Resolvemos la cena mentalmente y, cuando está claro, otros 15 minutos de novela, y luego, lo de mamá mañana, y otra vez novela. Y así, insistiendo en centrarnos en cumplir esos tiempos. La mente "desarrolla músculo" y poco a poco se va enfocando y llega un momento que esos ciclos de 15 minutos ya son algo normal y se nos hace fácil. Cuando eso llega, pues 20 minutos. Poco a poco vamos alargando más manteniendo la disciplina.

Dependiendo del tipo de cosa que hacemos, los ciclos lógicos serán más largos o más cortos, pero sí que es positivo cada x tiempo hacer una pequeña desconexión, mirar por la ventana, relajarse y luego volver a lo que sea que hacemos. No entrar en otra cosa, solo relajarse. Y cuando acabamos, entonces nos metemos de lleno en otra y así.

Y las cosas que requieren horario, si hace falta nos ponemos alarmas, así no necesitamos estar pendientes de la hora, que también nos despista. De todas maneras, con el tiempo, nos "aparece un chip reloj interno" que ya nos avisa sin la alarma, y sin consumir casi recursos.

En resumen, dedicamos la mayor parte del "procesador" a lo que estamos haciendo conscientemente, pero a una sola cosa. Y luego otra, y luego otra. Sin hacer todas a la vez que entonces no avanzas. Ese constante cambio desperdicia una gran cantidad de procesador y recursos.

De esta manera queda claro cuándo empieza una cosa y cuándo termina. Ese detalle de empezar y acabar cada vez una cosa, o un trozo claro de ella, nos da la sensación de que realmente hacemos algo. Si no, llevamos 10 a la vez encima, el procesador se sobrecarga, y sentimos que no hacemos ninguna.

Es muy importante "empezar" y "acabar" cada cosa, cada vez, de forma consciente, clara y premeditada. Si es algo que tenemos que hacer a lo largo de varios días, abrimos el trabajar un tiempo o un trozo de eso, y luego cerramos. Al día siguiente igual, otro trozo u otro tiempo, hasta que terminamos.

Y otro aspecto importante, es la planificación en cuando a largo plazo. Cuándo empezar y cuándo acabar o hacer una cosa. Mucha gente, sobre todo personas emocionales, te dicen que lo hacen "cuando lo sienten". Eso en sí no es malo, si es que no sirve de excusa para no hacerlo nunca.

El problema es muy simple. Y eso en el mundo de la empresa todo el mundo lo sabe. Si un proyecto no tiene una fecha estimada prevista para ser acabado, se queda eternamente sin hacer, porque cualquier cosa pasará delante.

Es decir, si queremos escribir la novela, y no ponemos ninguna fecha para empezarla y terminarla, y trabajamos en otra cosa, las "urgencias" de cada día, al final nos sobrepasan. Si decimos, la escribiré en un año, y ves que queda medio año, eso pasa a "ser urgente" y el sistema operativo (subconsciente) le sube la prioridad y "milagrosamente" ya hay menos urgencias que la superan.

Si queremos tomarnos unos días de vacaciones, pero nunca ponemos una fecha, nunca las haremos. Si al menos dices, no se aún la fecha, pero las haré en primavera, ya tienes una referencia, luego cuando estés en invierno ya decidirás si abril mayo o junio, pero tu subconsciente ya va trabajando en ello. Es importante darle pautas de tiempo al subconsciente, así organiza mejor los procesos internos porque sabe "para cuándo" queremos una cosa. Esto puede ser válido incluso para aspectos de crecimiento personal, si no, "eternamente" estamos esperando un cambio interno.

Si juntamos que hemos fijado un plazo estimado a largo plazo, que puede ser flexible, pero nuestro subconsciente ya tiene una referencia, con que dediquemos cada día un tiempo específico a cada cosa, con una cierta disciplina, veremos que somos mucho más productivos.

Aunque sorprenda, el tiempo es una dimensión más, igual que el largo, ancho, alto, etc.

Si nos sentamos en el sofá, nos relajamos; si nos sentamos en el ordenador, activamos la mente y si nos sentamos en la bicicleta, activamos lo físico. Son "espacios" que nos conectan con y activan una forma de estar, de sentir, etc.

Con el tiempo pasa lo mismo, es un "espacio" donde se activan partes de nosotros si está correctamente acotado y estructurado. Al igual que no comemos en el WC o no cocinamos encima del sofá, en "tiempo de escribir novela" no pensamos en la lista de la compra, y en "tiempo de la lista de la compra" no pensamos en las reformas de la casa.

Al principio nuestra relación con el tiempo puede ser un caos, pero con la práctica esto se vuelve algo automático. Solo es necesario estar alerta y perseverar. Y algún día dirás, ¡ostras! recuerdo que me era imposible concentrarme, constantemente cambiaba mi atención y no terminaba nada, y ahora me es fácil y soy muy productivo.

Autor: Josep Vergés Fecha:  2/04/2020

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